DATEV-Online-Buchhaltung: Anbindung der Kasse an das Steuerbüro

Was ist DATEV Unternehmen online?

DATEV Unternehmen online ist eine sichere digitale Plattform, die von der Steuerberater-Genossenschaft DATEV eG betrieben wird und genutzt wird für:

das elektronische Versenden von Ein- und Ausgangsrechnungen
das Teilen von Kassendaten + täglichen Belegen mit dem Steuerberater
die direkte Organisation von Buchhaltung und Steuern

Warum die Kasse mit DATEV verbinden?

Vorteil	Beschreibung
Automatische Übertragung der täglichen Z-Bons	Jeder Beleg wird ohne manuellen Eingriff hochgeladen
Reduzierung von menschlichen Fehlern	Kein manuelles Eintippen jeder einzelnen Rechnung mehr nötig
Zeitersparnis für den Ladeninhaber	Kein monatliches Sortieren und Ordnen von Papierbelegen
Kostensenkung	Weniger Aufwand für den Steuerberater – und damit oft geringere Monatsgebühren
Konformität mit GoBD und Kassensicherungsverordnung	Vollständige rechtliche Absicherung (inklusive digitaler Archivierung)

Wie wird die Kasse mit DATEV verbunden?

Kassensystem mit DATEV-Schnittstelle

Du brauchst ein POS-System, das eine DATEV-Schnittstelle unterstützt (z. B. Vectron, orderbird, ready2order, Gastrofix …).

Frage deinen Anbieter:
Unterstützt das System „DATEV-Export“ oder „DATEVconnect online“?

DATEV Unternehmen online-Zugang

Dieser Zugang wird in der Regel vom Steuerberater eingerichtet und umfasst:

einen Benutzernamen
eine SmartCard oder einen mIDentity Stick (für die Authentifizierung)
Berechtigungen zum Hochladen von Daten und Belegen

Export aus dem Kassensystem einrichten

Täglicher Export einer Datei (z. B. Kassenbericht, Tagesabschluss)
Speicherung im Format CSV / XML / DATEV
Hochladen der Datei automatisch oder manuell in DATEV Unternehmen online

Anbindung an Cloud-Speicher

Einige Systeme können sich direkt mit der DATEV-Cloud verbinden, sodass:

Rechnungen und Z-Bons ohne manuellen Eingriff übertragen werden.

Hinweis zu GoBD:

Alle übermittelten Daten müssen:

unveränderbar sein (dürfen nachträglich nicht manipuliert werden),
nachvollziehbar sein (jede Buchung muss prüfbar und nachvollziehbar sein),
revisionssicher archiviert werden (ordnungsgemäße, prüfungssichere Ablage).

Tipp:

Bitte deinen Steuerberater, dir eine kurze Anleitung zu erstellen, zum Beispiel:

„Wie sende ich meine Kassenbelege in zwei Schritten an DATEV?“

Außerdem kann die Funktion automatisierte Vorerfassung aktiviert werden, um Belege automatisch nach Art zuzuordnen (Einkauf, Verkauf, Dienstleistungen …).

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