Wie man Unternehmen in Deutschland für eine Bewerbung anschreibt – Praxisleitfaden (2025)

1. Vor dem Schreiben – notwendige Vorbereitung

• Ziel klar definieren:
  Bewirbst du dich auf eine konkret ausgeschriebene Stelle (Stellenanzeige) oder schickst du eine Initiativbewerbung (Initiativbewerbung)?

• Informationen über das Unternehmen sammeln:
  Größe, aktuelle Projekte, Produkte, Werte und Unternehmenskultur recherchieren – damit du deine Kompetenzen konkret mit den aktuellen Bedürfnissen der Firma verknüpfen kannst.

• Professionelle E-Mail-Adresse anlegen:
  Zum Beispiel:
  nachname.vorname@anbieter.de
  Vermeide Spitznamen, Fantasienamen oder viele Zahlen. (TestHelden)

• Unterlagen vorbereiten:
  Lebenslauf als PDF, Motivationsschreiben, Zeugnisse und Zertifikate.
  Idealerweise alles in einer Datei mit deinem Namen, z. B.:
  Salama_Ali_Bewerbung.pdf. (workwise.io)

• Keywords abstimmen:
  Achte darauf, dass Schlüsselbegriffe aus der Stellenausschreibung in deinem Lebenslauf und Anschreiben vorkommen, da viele Firmen ATS-/CV-Parsing-Systeme zur automatischen Vorauswahl nutzen. (die-bewerbungsschreiber.de)

2. Bestandteile der E-Mail an das Unternehmen

Element – Was gehört hinein – Hinweise zur Arbeitskultur

1. Betreffzeile (Betreff)

   • Inhalt:

     • Stellen-ID + Jobtitel, z. B.:
       Bewerbung als IT-Systemadministrator (Ref. 1245)
       oder
       Initiativbewerbung als …

   • Hinweis:
     Eine klare, präzise Betreffzeile erhöht die Chance, dass deine E-Mail überhaupt geöffnet wird. (TestHelden)

2. Anrede

   • Inhalt:

     • „Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr [Titel] Nachname,“

   • Hinweis:

     • Akademische Titel wie Dr., Prof. stets verwenden.

     • „Hi“, „Hallo zusammen“ oder Vornamen ohne Anrede sind im ersten Kontakt zu informell.

3. Einleitung (ca. 3 Zeilen)

   • Inhalt:

     • Verweise kurz auf die Stellenanzeige oder formuliere einen konkreten Aufhänger, z. B. ein messbares Ergebnis aus deiner bisherigen Tätigkeit (KPIs, Zertifikate, Auszeichnungen).

   • Hinweis:

     • Deutsche Geschäftskultur legt großen Wert auf Kürze, Klarheit und Sachlichkeit. (Planet Depos)

4. Abschnitt „Mehrwert“ (dein Nutzen für das Unternehmen)

   • Inhalt:

     • Hebe drei Kernkompetenzen hervor, die direkt zu einem aktuellen Projekt oder Bedarf des Unternehmens passen – idealerweise mit kurzen Zahlen/Fakten hinterlegt.

     • Beispiel: „Durch die Einführung von XYZ konnte ich die Bearbeitungszeit um 25 % reduzieren.“

5. Abschnitt „Motivation“

   • Inhalt:

     • Warum genau dieses Unternehmen?

     • Beziehe dich auf Strategie, Werte, Produkte oder Projekte der Firma (z. B. Nachhaltigkeit, Innovation, Internationalisierung) und zeige, dass du dich ernsthaft mit dem Unternehmen befasst hast.

6. Schlussformel

   • Inhalt:

     • Angebot, für ein Gespräch oder (Video-)Interview zur Verfügung zu stehen.

     • Kurzer Dank.

     • Standard-Abschluss:
       „Mit freundlichen Grüßen“ + dein digitaler Name/Signatur + Kontaktdaten.

   • Beispiel:

     • Name, Telefonnummer, E-Mail.

7. Anhänge

   • Inhalt:

     • Eine gebündelte PDF-Datei, möglichst nicht größer als 5 MB.

   • Hinweis:

     • Keine Word-Dateien oder Einzelbilder als Anhang schicken – das wirkt unstrukturiert und unprofessionell.

8. Follow-up (Nachfrage)

   • Inhalt:

     • Wenn nach 7–10 Tagen keine Rückmeldung kommt: kurze, höfliche Nachfrage per E-Mail.

     • Nach weiteren ca. zwei Wochen kann – bei passender Stelle – ein freundlicher Telefonanruf folgen. (mynejo.com)

3. Muster-E-Mail (auf Deutsch)

Betreff: Bewerbung als IT-Systemadministrator (Ref. 1245)

Sehr geehrter Herr Schneider,

mit großem Interesse habe ich auf Ihrer Karriereseite gelesen, dass Sie für das
Rechenzentrum in Flensburg einen IT-Systemadministrator suchen. In meiner
aktuellen Position bei ABC-Solutions konnte ich durch die Migration von 150 +
Servern auf eine Container-Architektur die Ausfallzeiten um 32 % senken und somit
jährlich 140 Tsd. € Betriebskosten einsparen.

Meine Expertise in VMware, Kubernetes und IT-Sicherheitskonzepten passt
hervorragend zu Ihrem geplanten Hybrid-Cloud-Projekt 2025. Besonders reizt mich
Ihr Fokus auf nachhaltige Rechenzentren und die Möglichkeit, in interdisziplinären
Scrum-Teams zu arbeiten.

Gern überzeuge ich Sie in einem persönlichen Gespräch von meinem Mehrwert.
Über eine Einladung freue ich mich.

Mit freundlichen Grüßen
Ali Salama

Tel. +49 1575 2173357
E-Mail ali.salama@example.de

Anlagen: Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate

4. Kurzer Follow-up-Text (Nachfrage)

Betreff: Nachfrage zu meiner Bewerbung als … (gesendet am 12.05.2025)

Sehr geehrte Frau Dr. Müller,

ich möchte höflich nach dem aktuellen Stand meiner Bewerbung fragen.
Die Position entspricht exakt meinem Erfahrungsschwerpunkt, und ich bin
weiterhin sehr interessiert. Für Rückfragen stehe ich jederzeit zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen
Ali Salama

5. Fünf goldene Tipps

1. Kürze:
   Halte den E-Mail-Text bei maximal 180 Wörtern; Details gehören in die Anhänge.

2. Visuelle Gestaltung:
   Eine Leerzeile zwischen Absätzen; verwende nur Standard-Schriftarten und -farben.

3. Timing:
   E-Mails idealerweise zwischen Dienstag und Donnerstag vor 10:00 Uhr versenden – das erhöht statistisch die Öffnungsraten.

4. Sprache:
   Auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik achten, keine übertriebenen Ausrufezeichen, Namen von Ansprechpartnern und Unternehmen sorgfältig prüfen.

5. Glaubwürdigkeit:
   Keine übertriebenen Behauptungen oder ungeprüften Zertifikate anhängen; Background Checks sind in Deutschland üblich.

6. Alternative Kanäle für den Erstkontakt

• LinkedIn/XING:
  Sende dem/der Recruiter*in oder Fachvorgesetzten eine Kontaktanfrage mit einer kurzen, persönlichen Nachricht (max. ca. 400 Zeichen).

• Digitale Jobmessen:
  Nutze Live-Chats mit HR-Verantwortlichen und tausche digitale Visitenkarten oder LinkedIn-Profile aus.

• Telefonische Kontaktaufnahme:
  Sinnvoll, wenn in der Ausschreibung wichtige Eckdaten (z. B. Gehaltsrahmen, Teamgröße) fehlen – ein kurzer Anruf kann helfen, zu klären, ob sich eine Bewerbung für dich lohnt.

Schlussfolgerung

Der Schlüssel zu erfolgreichen E-Mails an Unternehmen in Deutschland liegt in Klarheit, Kürze und Relevanz: ein präziser Betreff, eine formelle Anrede, ein messbarer Mehrwert, ein glaubwürdiger Motivationsgrund und eine höfliche Nachverfolgung.
Wenn du jede Nachricht gezielt auf das jeweilige Unternehmen zuschneidest, erhöhst du deutlich deine Chancen auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch – und zeigst bereits mit der ersten E-Mail deine Professionalität. Viel Erfolg bei deiner Jobsuche!

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