Alles, was Sie über den Beruf Veranstaltungskaufmann/-frau wissen müssen

Was ist ein*e Veranstaltungskaufmann/-frau?

Ein*e Veranstaltungskaufmann/-frau plant, organisiert und koordiniert Events aller Art: Konzerte, Messen, Kongresse, Firmenfeiern, Festivals, Stadtfeste und vieles mehr. Er/Sie begleitet die Veranstaltung von der ersten Idee bis zur erfolgreichen Durchführung und Nachbereitung.

Wie läuft die Ausbildung ab?

• Duale Ausbildung über 3 Jahre

• Praxis in Event-Agenturen, Messe- und Kongresszentren, Hotels, Kultur- und Eventabteilungen

• Theorie in der Berufsschule (Berufskolleg)

• Abschluss mit einer in ganz Deutschland anerkannten Prüfung (IHK)

Typische Aufgaben im Alltag

Planung und Vorbereitung

• Entwicklung der Eventidee und Erstellung eines Gesamtkonzepts

• Erstellen von Zeitplänen, Ablaufplänen und Checklisten

• Kalkulation des Budgets und laufende Kostenkontrolle

Koordination mit Partnern und Dienstleistern

• Anmietung von Locations, Bühnen, Technik, Catering, Security

• Verhandlungen mit Dienstleistern, Sponsoren und Ausstellern

• Einholen von Genehmigungen (z. B. Stadt, Ordnungsamt)

Marketing und Öffentlichkeitsarbeit

• Entwicklung von Werbe- und Kommunikationsmaßnahmen (online & offline)

• Betreuung von Social-Media-Kampagnen und Event-Webseiten

• Kontakt zu Presse und Medien, Versand von Pressemitteilungen

Organisation am Eventtag

• Betreuung und Steuerung des Ablaufs vor Ort

• Ansprechpartner*in für Künstler, Referenten, Dienstleister und Gäste

• Schnelles Lösen von Problemen und Koordination des gesamten Teams

Nachbereitung

• Auswertung der Veranstaltung (Besucherzahlen, Feedback, Kennzahlen)

• Nachbearbeitung mit Kunden, Sponsoren und Dienstleistern

• Erstellung von Abschlussberichten und Endabrechnungen

Wo arbeitet ein*e Veranstaltungskaufmann/-frau?

• Event- und Messeagenturen

• Marketing- und Werbeagenturen

• Hotels, Tagungs- und Kongresszentren

• Kulturämter, Vereine, Sport- und Kulturinstitutionen

• Konzert-, Festival- und Entertainment-Veranstalter

• Große Unternehmen mit eigener Event- oder Marketingabteilung

Wichtige Fähigkeiten

• Sehr gutes Organisationsvermögen und Zeitmanagement

• Kreativität und Freude an neuen Ideen und Formaten

• Belastbarkeit und Stressresistenz bei Termindruck

• Kommunikations- und Verhandlungsgeschick

• Flexibilität und Bereitschaft zu Abend-, Wochenend- und Reisetätigkeit

Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten

• Projektleiterin oder Event-Managerin für große Veranstaltungen

• Team- oder Abteilungsleitung im Bereich Event & Live-Kommunikation

• Selbstständigkeit als Eventberater*in oder eigene Event-Agentur

• Weiterbildung oder Studium in Eventmanagement, BWL, Marketing, Tourismusmanagement

• Spezialisierung auf z. B. Sportevents, Kulturveranstaltungen, Messen & Kongresse, Corporate Events

Unterschied zwischen Veranstaltungskaufmann/-frau und Hotelfachmann/-frau

Fazit

Der Beruf Veranstaltungskaufmann/-frau ist ideal für alle, die Abwechslung, Kreativität und Organisation lieben und Freude daran haben, Menschen besondere Erlebnisse zu ermöglichen.

• verbindet Planung, Marketing und Betriebsorganisation

• bietet vielfältige Jobchancen – national und international

• eröffnet attraktive Karrierewege im Event-, Kultur- und Entertainment-Bereich

Hinweis: Die Informationen dienen als erste Orientierung. Verbindliche Auskünfte zu Zugangsvoraussetzungen und Inhalten der Ausbildung geben immer die zuständigen Kammern, Berufsschulen und Ausbildungsbetriebe.